Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Excel .Создание документа и простой таблицы


Microsoft Excel — это одна из самых распространенных в мире программ для работы с так называемыми электронными таблицами. Что такое электронные таблицы? Это такой специальный формат работы с данными, при котором рабочий лист представляет собой как бы бесконечную таблицу, состоящую из строк, столбцов и образуемых ими ячеек, в которые заносится различная информания, в том числе и формулы. Главное в электронной таблице — возможность задания формул, что позволяет, например, при изменении всего одного параметра автоматически пересчитывать огромное количество данных, в формулы которых входит этот параметр.

Первыми прообразами электронных таблиц были программы VisiCalc фирмы VisiCalc (первая версия появилась в 1979 году) и MultiPla от Microsoft (1981 год). VisiCalc первоначально была разработана для компьютера Apple II, но ее вариант для IBM-совместимых PC получился достаточно неудачным и популярность так и не приобрел, a MultiPla от Microsoft адаптировалась к различным компьютерным архитектурам, но из-за этого и проиграла, когда в 1983 году фирма Lotus представила свой вариант электронных таблиц — программу Lotus 1-2-3, жестко ориентированную на PC и MS-DOS, которая и завоевала огромную популярность, в результате чего Microsoft потерпела поражение и ее MultiPlan сошла с компьютерной арены. Затем фирма Borland попыталась внедриться на этот рынок и выпустила в свет свою программу для работы с электронными таблицами Borland Quatro (Quatro переводится как четверть), которая как раз четверть рынка и зах­ватила. Ну а потом снова пришла Microsoft — и все умерли. В том смысле, что входящие в состав Microsoft Office электронные таблицы Excel довольно быстро «задавили» всех остальных конкурентов.

Ну а теперь, после небольшого исторического экскурса, давайте знакомиться с Excel. Сразу предупреждаю, что знакомство будет несколько поверхностным, потому что Excel представляет собой весьма мощную систему и для изучения всех ее возможностей и тонкостей не хватит даже отдельного учебника. Но у меня сейчас задача — дать вам понять, что же такое вообще электронные таблицы и для чего их можно применять, потому что если с текстовым редактором обычно все понятно — текстовый редактор, он и в Африке текстовый редактор, — то-, что такое электрон­ные таблицы, очень многие пользователи даже и не представляют.

Я сейчас намеренно не буду перечислять, что же умеет Microsoft Excel, потому что это все лучше увидеть на примере— так нагляднее. Многие инструменты в Excel напоминают Word — панель меню и ссылок справа, панели задач, буфер обмена и остальные, — поэтому при описании Excel я на них отдельно останавливаться не буду.

Так что давайте сразу перейдем к практике — созданию текстовой таблицы

Создание документа

Запускается Excel из меню Пуск *- Все программы ■»- Microsoft Excel. После загрузки перед вами появится картинка, изображенная на рис. 8.82.


Рис. 8.82 • Microsoft Excel при первом старте

Как видите, Excel достаточно похожа на Word, однако вместо чистого листа бумаги перед вами бесконечная (вправо и вниз) таблица с ячейками, снабженная системой координат (чтобы к каждой ячейке можно было обратиться по уникальному адресу). Координаты в таблице даются примерно так же, как в игре «Морской бой»: буквы и цифры. Сверху — буквы (английский алфавит), слева — цифры. При старте курсор (в Excel он представляет собой обрамление ячейки) стоит в ячейке А1. Если его сдвинуть на ячейку вправо, то адрес курсора станет В1. Если оттуда сдвинуть на ячейку вниз — В2.

Excel позволяет давать координаты ячейкам только с помощью цифр — по вертикали и горизонтали, — однако этим мало кто пользуется, потому что нумерация как в «Морском бое» значительно удобнее. Включить этот режим можно с помощью команд меню Сервис *■ Параметры *- Общие *- Стиль ссылок R1С1.

По умолчанию стандартная панель и панель форматирования в Excel, как и в Word, расположены в одной строке, поэтому сразу имеет смысл вызвать пункт меню Сервис *- Настройка и снять флажок с пункта, который принудительно размещает их в одной строке (включить опцию Стандартная панель *- Панель форматирования в две строки).

Справа — опять-таки, как и в Word, — появляется специальная область задач, ког орую можно скрыть, однако она будет появляться снова при вызове определенных пунктов меню.

Кстати, Excel также умеет работать с шаблонами, и в нем хранится определенный набор всяких полезных заготовок: счет-фактура, авансовый отчет и всякие другие типовые формы. По шаблонам как раз и можно понять, для чего в основном используются электронные таблииы: для создания всевозможных отчетных, расчетных и платежных документов. Диалоговое окно выбора шаблона появляется так же, как и в Word, в момент создания нового файла (Файл ■»- Новый).

Microsoft Excel 2003 работает не просто с таблицами, а с так называемыми книгами — документами, в состав которых может входить произвольное количество л истов. По умолчанию документ состоит из трех листов, однако это количество можно изменить в настройках. Кроме того, по желанию вы можете совершать любые действия с листами книги — добавлять, менять порядок, удалять и переименовывать, —для чего нужно просто щелкнуть по закладке листа, располагающейся снизу, правой кнопкой мыши (рис. 8.83).

Как видите, здесь перечислены все возможные способы операций с листами. При нажатии на Переместить/скопировать появляется окно, представленное на рис. 8.84.



Рис. 8.83 • Меню операций                  Рис. 8.84 • Перемещение
с листами книги Excel                         и копирование листов

Если отметить снизу опцию Создавать копию, лист будет скопирован в то место, куда вы укажете (или перед каким-то листом, или в самом конце списка листов); если ее не отмечать, лист просто будет перемешен.

Над листамм также можно проводить групповые операции, выделив несколько из них или сразу все: копирование, удаление, перемещение. (Выделить листы можно мышью: отдельные — с помощью нажатой клавиши Ctrl, а группу листов, следующих подряд, — с помощью Shift.)

В случае, если вам нужен только один лист в книге, уберите все остальные (предварительно их выделив), используя пункт меню ЭДалнть.

Конспект рубрики «Создание документа»

1.  При запуске Excel перед вами сразу появляется новая электронная таблица.

2.    Электронная таблица Excel называется книгой и состоит из отдельных листов.

3.    По умолчанию в книге содержится три листа.

Microsoft Excel


4.    Над листами книги можно производить различные действия: удалять их, переименовывать, копировать или перемещать.

5.         Excel так же, как и Word, умеет работать с шаблонами документов. Вы можете использовать целый спектр различных шаблонов — в основном представляющих собой различные финансовые документы.

6.    Координаты ячеек таблицы можно задавать не только буквами и цифрами, но и с помощью пары цифр.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Зачем нужно несколько листов в одной таблице?

Для разных целей. Как правило, многие финансовые документы представляют собой набор совершенно различных данных: таблиц с расчетами и графиков. Их неудобно держать на одном листе, поэтому в Excel предоставляется возможность создавать различные листы в одном документе.

Можно ли данные одного листа использовать в другом ?

Да, конечно. Это называется линковкой данных. Программа позволяет даже использовать данные из другой книги Excel, а не только из листов одного документа.

В чем удобнее создавать всякие платежки (например, счета за услуги): в Word или Excel? Разумеется, в Excel. Различные платежные документы — одна из главных специализаций этой программы. Любой платежный документ имеет табличную форму. И это значит — Excel и только Excel.

Почему в новой книге создается именно три листа ? В этом есть какой-то смысл ? Нет, просто так предусмотрено по умолчанию. Количество листов в новой книге вы можете сами задать в настройках меню Сервис *- Параметры *- Общие.

Можно ли присваивать листам книги длинные названия?

Не только можно, но и нужно. Чем подробнее вы назовете книгу и отдельные листы в ней, тем проще вам потом будет вспомнить, что это за документ.

Создание простейшей таблицы

Ну а теперь давайте создадим какую-нибудь таблицу, чтобы посмотреть, как это все делается. Предположим, нам нужно для дома для семьи сделать отчетик по домашней бухгалтерии: сколько денег получили, сколько и на что потратили и сколько в результате осталось. Ну, чтобы ответить самим себе на нелегкий вопрос: «Куда вдруг делась вся зарплата?» Собственно, электронные таблицы как раз и созданы для того, чтобы отвечать на этот и многие другие аналогичные вопросы.

Итак, составляем табличку. В столбцах будем записывать приход и расход, а полный итог соберем внизу. Поехали...

Сначала нужно заполнить табличку данными, не обращая внимания на оформление (красоту наведем потом). Откуда начинать? На самом деле — все равно. В любой момент вы можете вставить пустые строки и столбцы, чтобы отодвинуть таблицу от границ листа, поэтому начинайте оттуда, откуда вам удобно, хоть с ячейки А1.

Создаем заголовки столбцов таблицы: «Наименование», «Приход», «Расход» (рис. 8.85). Чтобы вписать что-то в ячейку, нужно просто поставить на нее курсор мыши и щелкнуть левой кнопкой. Как только курсор появится в этой ячейке (она
будет выделена), просто начните вводить текст (или другие данные), а когда закончите, нажмите клавишу Enter.

Рис. 8.85 • Вписываем заголовки

Как видите, первый заголовок в ячейку не влез. Ничего страшного. Вам нужно просто подвести курсор мыши к наименованию всего столбца — букве «А>>, — навести указатель на правую границу этого заголовка, и, когда на мышином курсоре возникнут стрелочки влево

и вправо, нажать на левую кнопку, а далее, не отпуская ее, тащить мышь вправо (увеличение ячейки) или влево (уменьшение ячейки). Когда ячейка станет нужного размера, отпустите кнопку. И все, размер будет подогнан. А можно сделать еще проще: поставить курсор на границе столбца, после чего два раза щелкнуть левой кнопкой — размер будет точно подогнан под заголовки.

Теперь в столбце А пишем наименование приходов и расходов., а в столбцах В и С вносим соответственно цифры прихода и расхода.

Вот что у нас получилось (рис. 8.86).



Рис. 8.86 • Составленная табличке

Разумеется, таблица сделана только для примера, поэтому она совершенно элементарная и даже слегка туповатая. Однако мне нужно, чтобы вы поняли сам принцип, поэтому не будем придираться к содержимому, а поедем дальше...

Сейчас нам нужно заполнить строку «Итого». И вот тут мы подошли к самой сути электронных таблиц — к формулам1. Конечно, мы можем это «Итого» подсчитать с помощью калькулятора той же Windows XP и внести полученные данные в итоговую строку. Но если вдруг выяснится, что мы неправильно где-то вписали расходы и их нужно изменить? Что делать после этого? Пересчитывать данные? Да и кроме того, зачем нам использовать какие-то внешние программы (калькулятор), когда таблица сама должна все сделать за нас?..

Внимание!

Так вот, суть электронных таблиц заключается в том, что все те данные, которые нужно считать, высчитываются самой электронной таблицей! От вас требуется только задать формулу для подсчета. А далее при любом изменении исходных данных таблица сама пересчитает все формулы. Мгновенно. Вам ее об этом даже просить не придется. Изменили какой-то параметр — тут же пересчитались все ячейки, в формулы которых он входит.

Теперь давайте посмотрим, как задаются эти формулы. Любая формула начинается со знака равенства. То есть сначала ставите =, а потом вводите формулу. Формула

записывается примерно так, как на уроках алгебры в школе, только если нужно ссылаться на какую-то ячейку, вы указываете ее координаты. Например, если значение ячейки ЕЗ должно быть равно сумме ячейки СЗ и D3, то так и вводите в ЕЗ: «=C3+D3». Если значения нужно перемножить или разделить, вместо плюса ставите знак умножения * или деления /.

В данном случае в итоговой строке нам нужно получить три параметра: сумму прихода, сумму расхода и остаток, правильно? То есть столбец В9 (см. рис. 8.86) равен сумме столбцов с В2 по В8, а столбец С9 равен сумме столбцов с С2 по С8. Это нужно записать с помощью формулы. Как? С одной стороны, можно просто и тупо вбить в В8: «=В2+В3+В4+В5+В6+В7+В8». Но если нам надо подсчитать сумму 3858 столбцов? Не одуреем вбивать каждую ячейку? Одуреем. Поэтому в Excel предусмотрены так называемые функции — специальные операторы, позволяющие значительно упростить многие вычисления. Одна из самых распространенных функций — суммирование. Она записывается как «сумм()>>, а в скобках перечисляются ячейки, причем через двоеточие можно задавать сразу целый диапазон. Таким образом, формула для В8 у нас будет выглядеть следующим образом: «=сумм(В2:В8)>>, что означает «просуммировать значения ячеек от В2 до В8» (рис. 8.87).




Рис. 8.87 • Ввод формулы для подсчета «Итого»

«А что будет, — спросите вы, — если в одной из ячеек стоит не цифра, а, например, какое-нибудь слово? Как Excel сможет сложить, например, два плюс два и фразу гипервизионный квазиконвертер?» Разумеется, программа не будет складывать цифры с буквами. Все те ячейки, в которых стоят нечисловые значения, будут просто проигнорированы.

Впрочем, если вы хотите перемножить ячейки, а в какой-то из них вместо числа будет что-то другое (текст, дата и так далее), Excel не будет производить вычисление, а напишет сообщение #ЗНАЧ! — это означает, что в каких-то параметрах была обнаружена ошибка формата данных.

Внимание!

Обратите внимание на то, что координаты ячеек всегда указываются латинскими буквами — например, В(латинская)2, а не В(русская)2. Если писать русские буквы для обозначения координат ячеек, Excel будет сообщать об ошибке в формуле!

Далее нам нужно похожую формулу вбить в ячейку С8 — суммирование ячеек с 2 по 8 в данном столбце. Однако не торопитесь вводить эту формулу вручную. На самом деле вам достаточно просто скопировать ее из В9 в С9, и Excel автоматически поменяет адрес ячейки с В на С.

Внимание!

При копировании формул из одной ячейки в другую Excel автоматически подставляет соответствующие новые параметры!

То есть вы ставите курсор на В9, нажимаете Ctrl+C (копировать в буфер), далее ставите курсор на С9 и нажимаете Ctrt+V (вставить из буфера). И все! Формула скопировалась, причем параметры автоматически поменялись (рис. 8.88).



Рис. 8.88 • Формула скопировалась, и в ячейке С9 сразу возникла подсчитанная сумма

Внимание!

Тут возникает вопрос, как увидеть в ячейке саму формулу, ведь в обычном режиме нам демонстрируется результат вычислений. Чтобы увидеть формулу, нужно поставить курсор на ячейку и посмотреть на строку, располагающуюся над координатами столбцов - формула там будет видна. Кроме того, можно нажать клавишу F2, и тогда формула появится прямо в ячейке (при этом ячейку можно будет редактировать).

А теперь— самое главное: сухой остаток. Давайте в ячейке D2 напишем слово «Остаток», а в D9 этот остаток подсчитаем. Как? Очень просто. нужно из суммы прихода вычесть сумму расхода. Если итог будет положительным, значит, у нас еще остались средства на что-то другое. Если итог отрицательный — значит, мы уже залезли в долги, и нужно или меньше тратить, или больше зарабатывать.



Рис. 8.89 • Вычислили остаток

«Стоп! — можете сказать вы. — А как же мы будем из В9 вычитать С9, если эти ячейки содержат формулы?» Да очень просто, отвечаю я. Операции над результатами формул можно производить точно так же, как и над параметрами. Поэтому в ячейке D9 тихо и спокойно пишем «=В9-С9», после чего и получаем сухой остаток (рис. 8.89).


Как видите, мы в плюсе. Ура, ура, теперь можно еще что-нибудь прикупить на 604 рубля!

Теперь давайте изменим один из параметров, например «Кино». Мало ли, вдруг жена сказала, чго мы потратили не 200, а, например, 820 рублей, потому что пошли в очень дорогой кинотеатр, а кроме того, цитирую, «тебе обязательно надо было еще и пива с попкорном взять, как будто в кино нельзя без этого обойтись». Вбиваем 820 в ячейку Сб. Что в итоге? С9и D9 тут же пересчитались. Расход увеличился, остаток уменьшился до отрицательных величин. Что это означает? Что мы не только всю зарплату проели, но и еше у тещи заняли 16 рублей, а это чревато тем, что старая клюш... пардон, что почтенная женщина будет нас этими копейками попрекать еще года два. Впрочем, мы отвлеклись...

Теперь давайте предположим, что вы хотите итоговые параметры автоматически пересчитать в доллары по текущему курсу! Нет проблем! Для этого сначала нужно завести какую-нибудь отдельную ячейку с курсом (чтобы при необходимости его всегда можно было поменять). Как завести этот курс? Да элементарно! В любом свободном месте таблицы (например, в ячейке А12) пишем «Курс доллара» и в следующую ячейку (В 12) вбиваем его значение— 29 (такой курс был на момент написания учебника, и я надеюсь, что с того дня он только падал, а не рос)

Далее в ячейке А10 пишем «Итого ($):» (чтобы подсчитать итог в долларах) и добавляем формулу для ячейки ВЮ: «=В9/$В12» (напоминаю, что в ячейке В9 у нас хранится сумма прихода в рублях, а чтобы получить ее в долларах, нужно В9 разделить на значение курса — ячейку В12).

Почему В12 написано со значком доллара— как «SB 12»? Потому что курс доллара? Нет, не потому что курс доллара. В формуле нет долларов или рублей, ведь формула оперирует со значениями ячеек. На самом деле мы могли просто вписать В12, безо всякого значка. Но значок $ перед адресом ячейки в формуле показывает, что при переносе формулы адрес этой ячейки должен всегда оставаться постоянным. У нас же курс доллара только в одной ячейке, правильно? Теперь после копирования формулы из В10 в СЮ итог будет правильным: «=С9/$В12». Если бы мы не поставили знак $ перед В12, то при переносе В12 поменялось бы на С12, а нам это не нужно.

Ту же формулу копируем в D10. И что получили в итоге? Вот что (рис. 8.90).



Рис. 8.90 • Итоговый расчет итоговых сумм в долларах

Как видите, все получилось. Теперь, если изменить курс доллара — ячейку BI2, — значения ячеек В10, С10 и D10 автоматически будут пересчитаны Если изменить любую ячейку с расходами, это приведет к пересчету сразу четырех ячеек

Конспект рубрики «Создание простейшей таблицы»

1.  При создании таблицы сначала вписываются заголовки, затем вносятся данные и формулы. Оформление таблицы — это самый последний этап.

2.    Левая верхняя ячейка таблицы может быть где угодно, хоть на А1. При необходимости всю таблицу можно будет сдвинуть, причем ссылки на ячейки в формулах при этом поменяются автоматически.

3.    Если текст не помещается в ячейку — ничего страшного: размер любой ячейки легко можно изменить с помощью мыши.

4.    Любая формула в ячейке начинается со знака =.

5.    Формулы можно копировать с помощью буфера обмена.

6.    При копировании (перемещении) формул Excel автоматически меняет координаты задействованных в- них ячеек.

7.    Если координаты ячейки в формуле при копировании (перемещении) не должны меняться, перед названием ячейки нужно ставить символ $.

8.    В формулах можно записать диапазон ячеек через двоеточие: например, «С1:С12» означает «все ячейки от С1 до С12».

9.    Если при суммировании какие-то ячейки содержат нечисловые данные (например, обычный текст), эти ячейки просто игнорируются.

10.  При изменении значения какой-то ячейки все формулы, в которые она входит, автоматически пересчитываются.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Каким образом можно передвинуть всю таблицу?

Во-первых, ее можно целиком выделить и перенести, используя принцип «Вырезать-Вставить»: для этого сначала таблицу необходимо вырезать с помощью клавиш Ctrl+X, затем поставить курсор в ячейку, где будет располагаться левый верхний угол таблицы, после чего вставить ее, используя комбинацию Ctrl+V. Во-вторых, таблицу можно сдвинуть, просто вставляя сверху или слева строки и столбцы. Но есть более простой способ. Нужно выделить таблицу и поставить курсор мыши в один из углов выделенного прямоугольника — перед вами появится значок в виде крестика, с помощью которого всю таблицу можно перетащить в любое место на листе.

Какие еще формулы можно задавать в ячейках, кроме суммирования? Да какие угодно. Кроме простейших арифметических действий Excel позволяет задавать весьма сложные формулы, которые могут как угодно комбинироваться между собой. (В Excel есть встроенный Мастер функций, с помощью которого можно ознакомиться со всеми используемыми функциями и их параметрами.)

Что делать, если у меня текст в ячейке должен начинаться с символа =? Ведь Excel примет его за формулу и будет ругаться.

Проблема вполне решаема. Нужно указать, что данные в этой ячейке текстовые (Ctrl+1, закладка Число), после чего туда можно писать все что угодно. Или, что проще, перед знаком = поставьте одиночную кавычку — это означает, что далее следует текстовая строка. Кавычка при этом в ячейке отображаться не будет.

Как мне записать сумму, например, с С2 по С5 и с С7 по С9? Так и записать: «=сумм(с2:с5)+сумм(с7:с9)>>.

Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Excel .Создание документа и простой таблицы", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info