Главная страницаОбратная связьКарта сайта

Microsoft Excel 2010:Сортировка данных и фильтрация.


В этой главе вы познакомитесь с такими средствами обра-* ботки данных в таблице, как сортировка и фильтрация, кото-рые позволяют быстро находить и упорядочивать нужные записи. Также вы узнаете, каким образом молено разбить данные одного столбца на несколько столбцов и как заполнить столбец с помощью выпадающего списка.

Сортировка данных

Чтобы правильно обрабатывать данные таблиц с помощью таких средств, как сортировка и фильтрация, необходимо упорядочить данные таблицы в виде списка.

В Excel списком называется последовательность строк рабочего листа, которая в каждом столбце первой строки содержит наименование данных (шапка таблицы), а в остальных строках -данные (строки таблицы). При этом каждый столбец должен содержать однотипные данные. Кроме того, в списке (таблице) не должно быть пустых строк или столбцов.

Чтобы отсортировать таблицу по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9 до 0) данных какого-либо столбца, можно воспользоваться выпадающим списком кнопки Сортировка и фильтр (рис. 22.1а), расположенной на панели Редактирование вкладки Главная, или кнопками на панели Сортировка и фильтрация вкладки Данные (рис. 22.16).

Для выполнения сортировки достаточно указать ячейку в сортируемом столбце и нажать кнопку ** Сортировка от А до Я
или А* Сортировка от Я до А.

Если нужно отсортировать ячейки таблицы по двум или трем
столбцам, используется команда Настраиваемая сортировка из
списка команд кнопки Сортировка и фильтр (рис.. 22.1а) или
кнопка Сортировка (рис. 22.16).                               *-



Рис. 22.1. Вызов команды Сортировка

Например, чтобы отсортировать данные таблицы, приведенной на рис. 22.2а, по возрастанию содержимого столбца Фамилия, а в случае совпадения значений - по возрастанию соответствующих ячеек столбцов Имя и Отчество, следует: ч


Выделить любую ячейку таблицы данных. Нажать кнопку Сортировка на панели Сортировка и фильтр вкладки Данные.

В открывшемся диалоговом окне Сортировка указать, по какому столбцу (или столбцам) й в каком направлении будет выполняться сортировка (рис. 22.2в). В данном случае нужно:

а)   в поле Сортировать по из выпадающего списка выбрать
имя столбца, по которому будет выполняться сортировка;

б)   в поле Сортировка выбрать пункт Значения (если сорти­
ровка осуществляется на основе данных в ячейках);

в)   в поле Порядок указать направление сортировки -от А доЯ

г)   воспользоваться кнопкой Добавить уровень^ чтобы задать
сортировку более чем по одному столбцу. При этом поя­
вится еще одна строка {Затем по) для указания настроек
сортировки для второго поля. При щелчке по этой строке
появится еще одна и т.д.

Закрыть диалоговое окно нажатием кнопки ОК.

Результат сортировки приведен на рис. 22.26.


Рис. 22.2. Сортировка таблицы по трем столбцам



Рис. 22.4. Меню фильтрации и подменю Числовые фильтры

Первый способ - отображение только тех строк таблицы, которые соответствуют выбранному значению (или значениям) в данном столбце. Например, чтобы отобразить только те строки таблицы, для которых значение в столбце Стаж, лет равно 5, нужно нажать на стрелку в заголовке этого столбца, снять флажок Выделить все и отметить в списке значение 5 (рис. 22.5а). В данном примере результатом фильтрации будет две строки (рис. 22.56).



а) условие                      б) результат фильтрации

Рис. 22.5. Отображение строк, соответствующих выбранному значению

Второй способ - отображение определенного количества наибольших или наименьших элементов столбца в режиме Первые

10. При выборе в заголовке столбца этого пункта появляется диалоговое окно (рис. 22.6), в котором следует указать количество отображаемых элементов списка.

Третий способ - отображение только тех строк таблицы, которые удовлетворяют ограничениям, установленным в одном из режимов подменю Числовые фильтры.

Например, чтобы отобразить строки, для которых значение в столбце Стаж, лет больше или равно 5 и в то же время меньше 10, нужно выбрать для этого столбца в подменю Числовые фильтры команду больше или равно либо воспользоваться пушспш Настраиваемый фильтр. В результате будет открыто диалоговое окно Пользовательский аетофипьтр, в котором необходимо задать условия фильтрации, как показано на рис. 22.7. В результате получим строки, соответствующие заданным критериям (рис. 22.8).



Рис. 22.7. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр


Аналогичным образом можно осуществить фильтрацию и в других столбцах таблицы. При этом, если данные в таблице были отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании следующего фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые вошли в уже отфильтрованный список.



Рис 22.8. Результат применения пользовательского автофильтра

Для возвращения исходного списка следует в меню фильтрации выбрать команду Снять фильтр с Стаж, лет, где в кавычках будет отображаться имя поля, для которого снимается настройка фильтра.

ФИЛЬТРАЦИЯ ТЕКСТОВЫХ ДАННЫХ



Рис. 22.9. Фильтрация текстовых данных

Если таблица содержит текстовый столбец, то меню фильтрации вместо команды Числовые фильтры будет содержать команду Текстовые фильтры (рис. 22.9), с помощью которой можно накладывать различные ограничения на текстовые строки.

Например, из столбца ФИО таблицы данных о сотрудниках с помощью пункта начинается с текстового фильтра (рис. 22.10а) были выбраны только те сотрудники, фамилия которых начинается на Вас (рис. 22.106).



б) результат фильтрации Рис. 22.10. Выбор строк, содержащих заданный текст



Обсудить статью на форуме


Если прочитаная статья из нашей обширной энциклопедия компьютера - "Microsoft Excel 2010:Сортировка данных и фильтрация.", оказалась полезной или интересной, Вы можете поставить закладку в социальной сети или в своём блоге на данную страницу:

Так же Вы можете задать вопрос по статье через форму обратной связи, в сообщение обязательно указывайте название или ссылку на статью!
   


Copyright © 2008 - 2024 Дискета.info